Bilgi ve belge yönetimi nedir?

Bilgi ve Belge Yönetimi Nedir?

            “Bilgi yönetimi temel olarak örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncelleyen, oluşan bilgileri ulaşılabilir kılan, gerekli bilgiye ulaşmak için gerekli olan işlemleri tanımlayan ve gerekli bilginin şirket çalışanlarıyla paylaşılmasını sağlayan bir disiplindir.”[1] “Bilgi yönetimindeki amaç, bir sürece gerekeni yakalamak ve bilgi çalışanlarının bu bilgiyi paylaşmalarına destek olmaktır. Eğer bir örgüt bilgiyi yakalayabilir ve yayabilirse, elde edilecek faydalar sonsuz olur.”[2]

            Tespitlere göre kimi yaklaşımlar bilgi yönetimini belge yönetiminden ayırmaktadır. Örneğin elektronik ortamda bulunan dosya bilgi yönetiminde, çıktısı alınıp fiziksel ortama aktarılan dosya ise belge yönetiminde değerlendirmektedir. Peki nedir belge yönetimi?

            Belge yönetimi, belgelerin üretiminden tasfiyesine kadar geçen süreci ifade eder. Yaşam döngüsü anlayışı gereği belgeler de insan ömründen esinlenerek doğarlar, yaşarlar ve ölürler. Belge yöneticileri de bir nevi çalıştığı kuruma bağlı olarak hangi dokümanların belge niteliği taşıyıp yaşaması gerektiğine karar verirler.

            ISO 15489 Standartı belge yönetimini şöyle tanımlamıştır: “Belge yönetimi: Bir kurumun faaliyet ve islemleri hakkında enformasyon ve kanıtların belge formunda elde edilmesi yanında korunmasına yönelik süreçlerde dahil olmak üzere, belgelerin üretimi, alınması, korunması, kullanımı ve tasfiyelerinin sistematik kontrol ve etkinliğinden sorumlu çalısma alanıdır.”[3]

Belge yönetimi sürecinin adımlarını şöyle sıralayabiliriz:

1.Sağlama ve Koleksiyon Geliştirme	4. Koruma ve Depolama
2. Değerlendirme ve Tasfiye	5. Başvuru Hizmeti
3. Düzenleme ve Tanımlama

Tablo 1. Belge Yönetiminin Adımları

Belge yönetimi sayesinde yöneticiler kurumlarının geçmişini ve bugününü iyi analiz edebilir ve kurumun geleceği adına daha verimli kararlar alabilirler.

Kaynakça:

Altun, E.(2013). Gelişen Teknolojinin Belge Yönetimine Etkisi. Bitirme Tezi. ss.4-5.

Tezimi yayımlamadığımdan, tezimi hazırlarken yararlandığım kaynakları aşağıda belirttim:

---

[1] [1] Nezahat Güçlü ve Kseanela Sotirofski. “Bilgi Yönetimi”. Türk Eğitim Bilimleri Dergisi.4(4):2006. s. 355.

[2] Güçlü ve sotirofski, a.g.e, s.356.

[3] Fahrettin Özdemirci. “Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi”.Kütüphaneciliğin Destanı Uluslar arası Sempozyumu 21-24 Ekim 2004 içinde,  s. 198.

Doküman ve Belge Arasındaki Farklar

Doküman ve Belge Arasındaki Farklar
Doküman ve belge birbirinden farklı iki olgu iken eşanlamlılarmış gibi kullanıldığını görürüz. Peki nedir bu fark ve neden bu kadar önemlidir?
Belki sohbet ortamında pek bir anlamı yoktur, ancak bir disiplin olarak kabul edilen Bilgi ve Belge Yönetimi' nde önemi çok büyüktür. Önce bu iki olguyu tanımlayalım.

Doküman Kavramı

Doküman kavramı gündelik hayatta belge ile aynı anlamda kullanılmaktadır.. Fakat dokümanı belgeden ayıran bir takım farklılıklar bulunmaktadır.

            “Resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleşmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynaklar”[1] olarak dokümanı tanımlayabiliriz. Bu tanımdan yola çıkarak bir dokümanın resmi belge niteliği taşımaması onun değerinin en üst tabakada yer almadığını, bu yüzden de gündelik faaliyetlere hız kazandırmak amacıyla ya da bir danışma kaynağı olarak kullanılabileceğini ya da gerek görülürse imha edilebileceğini söylemek yanlış olmaz.

Belge Kavramı

            “Latince document sözcüğü decore (öğrenmek bilgilendirmek) fiili ile –ment (araçlar) son ekinin birleşmesinden meydana gelmiştir. Yani “belge” terimi öğretmeye veya bilgilendirmeye yarayan ders, deney ya da metin gibi araçlar için kullanılmaktadır.”[2]    

“Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış, ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve format ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi”[3] aracıdır.

            “Kamu ve özel sektör belgelerinin yönetiminde başarılı uygulamaları gerçekleştirmeyi amaçlayan ve belge yönetiminde dönüm noktası olarak nitelenen ISO 15489 Uluslar arası Belge Yönetim Standartı belgeyi şöyle tanımlamaktadır:

            Belge: İşlemlerin veya yasal zorunlulukların yerine getirilmesinde bir kişi veya organizasyon tarafından enformasyon v delil olarak üretilen, kabul edilen (alınan) ve korunan enformasyondur.”[4]

“Belgelerin sürekliliği yaklaşımı dört temel yaklaşımı gerektirmektedir:

◊ Bilgi sistemleri, belge ve arşiv yönetimi kapsamında tek bir belge kavramının kabul edilmesi.

◊ Belgelerin niteliğini belirleyen unsurların fiziksel özelliklerinden çok mantıksal (logical) özellikleri olması.

◊ Kurumsal sosyal ağlar ve iş süreçleri ile belge koruma (recordskeeping) sistemlerinin entegrasyonu.

◊ Belge ve arşiv yönetimin uzmanlığının kurumsal bilginin organizasyonundan sorumlu kılınması”[5]      

Doküman ve Belge Arasındaki Farklar

Yukarıda değindiğimiz tanımları desteklemesi açısından Gülten Alır’ın doktora tezinde bu hususa şöyle yer verdiğini gösterelim: “Bir kurumda çok farklı içerikte ve çok sayıda doküman üretilir ya da elde edilir. Ancak bunların hepsi belge niteliği taşımaz. Sadece yukarıdaki belirtilen belge tanımına uyan dokümanlar belge yönetim sistemlerinde düzenlenerek kayıt altına alınır ve erişilmek üzere depolanır. Doküman ise; kayıt altına alınmış her tür bilgi ya da nesneyi içermektedir.”[6]   

Ø  Bir dokümanı kurumun faaliyetleri hususunda hukuksal alanda bir kanıt olarak kullanamazken belgeyi bu amaçla kullanabiliriz.

Ø  Bir dokümanın isteğe bağlı olarak saklama şartları oluşturulabiliyorken, belgelerin muhakkak saklama planları olmalıdır.

Ø  Doküman genellikle gündelik işlerde başvurulan, faaliyetlerin hızını ve verimini arttırmaya yarar. Belge ise buna bir artı olarak uzun vadede kurumun faaliyetlerinin bellek havuzu niteliğindedir. Bu da sadece gündelik değil geniş zamanlı bilgilere erişebileceğimiz başvuru kaynağıdır ve resmi olmasından hareketle de güvenilirdir.

Ø  Belgeler, belge yöneticisinin sorumluluğundadır. Dokümanlar ise üreten kurum yada şahsın inisiyatifindedir.

Kaynakça:

Altun, E.(2013). Gelişen Teknolojinin Belge Yönetimine Etkisi. Bitirme Tezi. ss.3-4.

Tezimi yayımlamadığımdan, tezimi hazırlarken yararlandığım kaynakları aşağıda belirttim:

---

[1] Yusuf Budak. “Kurumsal Yönetim Aracı Olarak Elektronik Belge Yönetimi”. Yayımlanmamış Doktora Tezi. Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İletişim Bilimleri Bölümü Bilişim Bilim Dalı, s.110. İstanbul, 2011.

[2] Budak, a.g.e, s. 105.

[3] Budak, a.g.e, s. 110.

[4] Budak, a.g.e, s. 106-107.

[5] Özgür Külcü, “Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi Uygulamaları”. Bilgi Dünyası.11(2):2010, s. 293.

[6] Gülten Alır.“E-Türkiye Uygulamaları: Elektronik Belge Yönetimi ve Üst Veri”. Yayımlanmamış Doktora Tezi. S.23-24.Ankara,2008.

Bilgi Nedir?

Bilgi Nedir?

“Bilgi kavramı, binlerce yıl önce, insanlığın evriminin temeli olmuştur.  Bilginin tartışılması Milattan Önce beşinci yüzyılda, felsefeci Sokrates’in bilginin sınırları sorusu ile başlamıştır. Başlangıçtaki yüzyıl boyunca bilgi; aletlere, süreçlere ve ürünlere uygulanmıştır. Bu da sanayi devrimini yaratmıştır. İkinci aşamasında, yani 1880’den başlayıp İkinci Dünya Savaşı ile biten dönemde, bilgi artık yeni anlamıyla işlere uygulanmaya başlamıştır. Son aşama İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra başlamış olup, bilginin kendisine uygulanmasıdır. Burada artık bilgi, son hızla üretimin en önemli faktörü hâline gelmekte, sermaye ve emek faktörlerini bir yana itmektedir.”[1]

Bilginin tanımı için Türk Dil Kurumu:

• “ İnsan aklının erebileceği olgu, gerçek ve ilkelerin bütünü, bili, malumat

·        Öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile elde edilen gerçek, malumat, vukuf” [2] şeklinde tanımlanmıştır. Bilgi tanımına ilişkin bir diğer yaklaşım da ‘güç’ kavramı olmuştur.

Gerçekten de geçmişten günümüze bakarsak, hayatta kalabilmek için bilgimiz gücümüz olmuştur. Sahip olduklarımız onun sayesinde, başarı sağlayabildiysek yine onun sayesinde olmuştur. Bilen kişi güçlü olmuş ve bilmeyene göre hayatını daha kaliteli idame ettirmiştir.

Kaynakça:
Altun, E.(2013). Gelişen Teknolojinin Belge Yönetimine Etkisi. Bitirme Tezi. s.1.
Tezimi yayımlamadığımdan, tezimi hazırlarken yararlandığım kaynakları aşağıda belirttim:

---

[1] Nezahat Güçlü ve Kseanela Sotirofski. “Bilgi Yönetimi”. Türk Eğitim Bilimleri Dergisi.4(4):2006. s. 352-353.

[2]“Bilgi”.http://www.tdk.gov.tr/index.php?option=com_gts&arama=gts&guid=TDK.GTS.4f649cbf30c188.75071174. Erişim tarihi:10.03.2012.