Doküman ve belge birbirinden farklı iki olgu iken eşanlamlılarmış gibi kullanıldığını görürüz. Peki nedir bu fark ve neden bu kadar önemlidir?
Belki sohbet ortamında pek bir anlamı yoktur, ancak bir disiplin olarak kabul edilen Bilgi ve Belge Yönetimi' nde önemi çok büyüktür. Önce bu iki olguyu tanımlayalım.
Doküman Kavramı
Doküman
kavramı gündelik hayatta belge ile aynı anlamda kullanılmaktadır.. Fakat
dokümanı belgeden ayıran bir takım farklılıklar bulunmaktadır.
“Resmi belge niteliği taşımayan
ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleşmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı
olarak kullanabilecekleri kaynaklar”[1]
olarak dokümanı tanımlayabiliriz. Bu tanımdan yola çıkarak bir dokümanın resmi
belge niteliği taşımaması onun değerinin en üst tabakada yer almadığını, bu
yüzden de gündelik faaliyetlere hız kazandırmak amacıyla ya da bir danışma
kaynağı olarak kullanılabileceğini ya da gerek görülürse imha edilebileceğini
söylemek yanlış olmaz.
Belge Kavramı
“Latince document
sözcüğü decore (öğrenmek bilgilendirmek) fiili ile –ment (araçlar) son ekinin birleşmesinden
meydana gelmiştir. Yani “belge” terimi öğretmeye veya bilgilendirmeye yarayan
ders, deney ya da metin gibi araçlar için kullanılmaktadır.”[2]
“Belge,
herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için
alınmış, ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve format ile
ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi”[3]
aracıdır.
“Kamu ve özel sektör belgelerinin
yönetiminde başarılı uygulamaları gerçekleştirmeyi amaçlayan ve belge
yönetiminde dönüm noktası olarak nitelenen ISO 15489 Uluslar arası Belge
Yönetim Standartı belgeyi şöyle tanımlamaktadır:
Belge: İşlemlerin veya yasal
zorunlulukların yerine getirilmesinde bir kişi veya organizasyon tarafından
enformasyon v delil olarak üretilen, kabul edilen (alınan) ve korunan
enformasyondur.”[4]
“Belgelerin sürekliliği yaklaşımı dört temel yaklaşımı
gerektirmektedir:
◊
Bilgi sistemleri, belge ve arşiv yönetimi kapsamında tek bir belge kavramının kabul
edilmesi.
◊
Belgelerin niteliğini belirleyen unsurların fiziksel özelliklerinden çok
mantıksal (logical) özellikleri olması.
◊
Kurumsal sosyal ağlar ve iş süreçleri ile belge koruma (recordskeeping) sistemlerinin
entegrasyonu.
◊
Belge ve arşiv yönetimin uzmanlığının kurumsal bilginin organizasyonundan sorumlu
kılınması”[5]
Doküman ve Belge Arasındaki Farklar
Yukarıda
değindiğimiz tanımları desteklemesi açısından Gülten Alır’ın doktora tezinde bu
hususa şöyle yer verdiğini gösterelim: “Bir kurumda çok farklı içerikte ve çok
sayıda doküman üretilir ya da elde edilir. Ancak bunların hepsi belge niteliği
taşımaz. Sadece yukarıdaki belirtilen belge tanımına uyan dokümanlar belge
yönetim sistemlerinde düzenlenerek kayıt altına alınır ve erişilmek üzere
depolanır. Doküman ise; kayıt altına alınmış her tür bilgi ya da nesneyi
içermektedir.”[6]
Ø
Bir dokümanı kurumun faaliyetleri hususunda
hukuksal alanda bir kanıt olarak kullanamazken belgeyi bu amaçla
kullanabiliriz.
Ø
Bir dokümanın isteğe bağlı olarak saklama şartları
oluşturulabiliyorken, belgelerin muhakkak saklama planları olmalıdır.
Ø
Doküman genellikle gündelik işlerde başvurulan,
faaliyetlerin hızını ve verimini arttırmaya yarar. Belge ise buna bir artı
olarak uzun vadede kurumun faaliyetlerinin bellek havuzu niteliğindedir. Bu da
sadece gündelik değil geniş zamanlı bilgilere erişebileceğimiz başvuru
kaynağıdır ve resmi olmasından hareketle de güvenilirdir.
Ø
Belgeler, belge yöneticisinin sorumluluğundadır.
Dokümanlar ise üreten kurum yada şahsın inisiyatifindedir.
Kaynakça:
Altun, E.(2013). Gelişen Teknolojinin Belge Yönetimine Etkisi. Bitirme Tezi. ss.3-4.
Tezimi yayımlamadığımdan, tezimi hazırlarken yararlandığım kaynakları aşağıda belirttim:
[1] Yusuf Budak. “Kurumsal Yönetim Aracı Olarak
Elektronik Belge Yönetimi”. Yayımlanmamış
Doktora Tezi. Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İletişim
Bilimleri Bölümü Bilişim Bilim Dalı, s.110. İstanbul, 2011.
[2] Budak, a.g.e, s. 105.
[3] Budak, a.g.e, s. 110.
[4] Budak, a.g.e, s. 106-107.
[5] Özgür Külcü, “Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar:
Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi Uygulamaları”. Bilgi Dünyası.11(2):2010, s. 293.
[6] Gülten Alır.“E-Türkiye Uygulamaları: Elektronik Belge
Yönetimi ve Üst Veri”. Yayımlanmamış
Doktora Tezi. S.23-24.Ankara,2008.
Güzel bir paylaşım olmuş..Ellerinize sağlık.
YanıtlaSilElinize sağlık
YanıtlaSil