Bilgi ve belge yönetimi nedir?

Bilgi ve Belge Yönetimi Nedir?

            “Bilgi yönetimi temel olarak örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncelleyen, oluşan bilgileri ulaşılabilir kılan, gerekli bilgiye ulaşmak için gerekli olan işlemleri tanımlayan ve gerekli bilginin şirket çalışanlarıyla paylaşılmasını sağlayan bir disiplindir.”[1] “Bilgi yönetimindeki amaç, bir sürece gerekeni yakalamak ve bilgi çalışanlarının bu bilgiyi paylaşmalarına destek olmaktır. Eğer bir örgüt bilgiyi yakalayabilir ve yayabilirse, elde edilecek faydalar sonsuz olur.”[2]

            Tespitlere göre kimi yaklaşımlar bilgi yönetimini belge yönetiminden ayırmaktadır. Örneğin elektronik ortamda bulunan dosya bilgi yönetiminde, çıktısı alınıp fiziksel ortama aktarılan dosya ise belge yönetiminde değerlendirmektedir. Peki nedir belge yönetimi?

            Belge yönetimi, belgelerin üretiminden tasfiyesine kadar geçen süreci ifade eder. Yaşam döngüsü anlayışı gereği belgeler de insan ömründen esinlenerek doğarlar, yaşarlar ve ölürler. Belge yöneticileri de bir nevi çalıştığı kuruma bağlı olarak hangi dokümanların belge niteliği taşıyıp yaşaması gerektiğine karar verirler.

            ISO 15489 Standartı belge yönetimini şöyle tanımlamıştır: “Belge yönetimi: Bir kurumun faaliyet ve islemleri hakkında enformasyon ve kanıtların belge formunda elde edilmesi yanında korunmasına yönelik süreçlerde dahil olmak üzere, belgelerin üretimi, alınması, korunması, kullanımı ve tasfiyelerinin sistematik kontrol ve etkinliğinden sorumlu çalısma alanıdır.”[3]

Belge yönetimi sürecinin adımlarını şöyle sıralayabiliriz:

1.Sağlama ve Koleksiyon Geliştirme	4. Koruma ve Depolama
2. Değerlendirme ve Tasfiye	5. Başvuru Hizmeti
3. Düzenleme ve Tanımlama

Tablo 1. Belge Yönetiminin Adımları

Belge yönetimi sayesinde yöneticiler kurumlarının geçmişini ve bugününü iyi analiz edebilir ve kurumun geleceği adına daha verimli kararlar alabilirler.

Kaynakça:

Altun, E.(2013). Gelişen Teknolojinin Belge Yönetimine Etkisi. Bitirme Tezi. ss.4-5.

Tezimi yayımlamadığımdan, tezimi hazırlarken yararlandığım kaynakları aşağıda belirttim:

---

[1] [1] Nezahat Güçlü ve Kseanela Sotirofski. “Bilgi Yönetimi”. Türk Eğitim Bilimleri Dergisi.4(4):2006. s. 355.

[2] Güçlü ve sotirofski, a.g.e, s.356.

[3] Fahrettin Özdemirci. “Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi”.Kütüphaneciliğin Destanı Uluslar arası Sempozyumu 21-24 Ekim 2004 içinde,  s. 198.