Kent Arşivleri

KENT ARŞİVLERİ

Arşivcilik, bir kurumun faaliyetlerini başarıyla sürdürebilmesi için o kurumun üretmiş olduğu ya da kurumun bünyesine sağlanmış olduğu belgelerin düzenlenmesi, ayıklanması ve delil niteliği taşıyanların yasal mevzuatlar uyarınca saklanması gibi iş süreçlerinden oluşan bir disiplindir. Arşivler devlet organlarının yanı sıra, özel kurum ve kuruluşlar, sivil toplum örgütleri vb. tarafından oluşturulabilmektedir. Dolayısıyla bir arşiv koleksiyonun o kurumun ve faaliyetlerinin türüne göre değişeceğini söylemek mümkündür. Bu da farklı arşiv türlerini meydana getirmektedir. Örneğin özel arşivler; aile arşivleri gibi. 

Kaynak:http://fbe.etu.edu.tr/?q=en/node/444

İstanbul’da 1989 yılında kurulan Kadın Eserleri Kütüphanesi ve Bilgi Merkezi Vakfı tür açısından bir başka örnek olarak gösterilebilir. Vakfın bünyesindeki arşiv ve kütüphanede yalnızca kadın konulu malzemelere yer verilmektedir.

Kent arşivlerinin kurulmasındaki hedef ise bu kentlerin var oluşlarından itibaren günümüze kadar gelen o kentlere özgü tarihsel ve kültürel mirası gelecek nesillere aktarmak olduğunu söylemek gerekir. 

Kent arşivleri, kişilerde kentlilik ve kent bilinci gibi olguları pekiştirmeyi sağladığı gibi, kentin geçmiş faaliyetleri ile güncel faaliyetleri arasındaki her türlü münasebetin keşfedilebilir olması, birtakım analiz ve tahlillerin yapılabilir olması, dolayısıyla bir kentin geçmişten günümüze geçirmiş olduğu tüm süreci ve yaşadığı gelişimi ve ya gerileyişi göstermesi açısından önem taşımaktadır. Bununla beraber tarih alanında özellikle yerel tarih alanı ve bu alanın gelişimi ile de kent arşivlerinin ayrılmaz bir bağı bulunmaktadır.

Ülkemizde yerel tarih çalışmaları oldukça fazladır. Harf devriminden sonra 1955’e kadar olan evrede yapılan çalışmaların 300 civarında olduğu tahmin edilmektedir. Ülkemizde yerel tarih alanına olan ilgide ve bu alandaki gelişmede kent arşivlerinin şüphesiz payı büyük olacaktır.(Yalçın, 2013)

Bir kent arşivinin koleksiyonunu o kent ile ilgili her türlü belge oluşturabilmektedir. Bunlara örnek olarak haritalar, yazmalar, salnameler, sokak rehberleri, fotoğraflar, resimler, çizimler, gündelik hayata ait unsurlar; biletler, broşürler vb., yerel gazeteler ve dergiler, o kentte bulunan yerel yönetim ya da özel sektöre ait yıllık raporlar, önemli kişilerin biyografileri vb. birçok malzeme oluşturabilmektedir.(Yalçın, 2013, s. 86)

 Görüldüğü gibi söz konusu malzeme türü, malzemenin sayısında da artış yaratabileceğinden seçilecek malzemeler arşiv koleksiyonundaki bütünlüğü bozmamalı ve çıkabilecek aksaklıklara önceden müdahale edilebilmesi için muhakkak bir arşiv politikası oluşturulmalıdır. Personelin yetki ve sorumlulukları açıkça belirtilmelidir. Koleksiyonda seçici olunmalı, bir objenin müzeye mi arşive mi ait olduğu gibi karışık durumlarda kılavuz olması açısından malzemenin seçim öncelikleri, malzeme tanımlamaları vb. ayrıntısı ile bu politikada yer almalıdır.

Bir kent arşivi bünyesinde ya da bağımsız ancak çok yakın mesafede bir de kütüphane oluşturularak araştırmacılara daha iyi hizmet verilebilir. Vehbi Koç ve Ankara Araştırmaları Merkezi buna güzel bir örnektir. VEKAM vakıf temelli bir arşivdir, iki ana koleksiyonu vardır: Türkiye’nin başkenti Ankara’ya ait bir koleksiyon ve Vehbi Koç ve kurumsal şirketi ile ilgili bir koleksiyon. Ek olarak Ali Esat Bozyiğit’in de koleksiyonu kütüphane bünyesine katılmıştır. VEKAM arşivi ve kütüphanesi herkese açıktır. Bu politikayı 2002 yılından beri benimseyen VEKAM arşivlerin halka açılabilmesi gerekliliği konusunda taraf  tutan önemli bir kurumdur.

Ahmet Piriştina Kent Müzesi ve Arşivi Binası

Kaynak: http://www.apikam.org.tr/

Ankara koleksiyonunda, Ankara ile ilgili her türlü malzemeye yer verilmiştir. Örneğin Ankara’nın ilk planları, II. Dünya Savaşı’nda dağıtılan yemek karneleri vb. Kütüphanede ise Ankara ile ilgili basılmış her kitabı koleksiyona katılmıştır. Vehbi Koç koleksiyonunda ise, Vehbi Koç’a ait Mekteb-i Hukuk belgeleri, ticari girişimleri ile ilgili belgeler örnek verilebilir. Örneğin Henry Ford ile Vehbi Koç arasındaki ticari anlaşma.

VEKAM

Kaynak: http://vekam.org.tr/index.php?dil=tr&page=galeri&state=vekam_039_dan_kareler

Ülkemizde özel teşebbüs haricinde oluşturulan kent arşivlerinin sayısı da gün geçtikçe artmaktadır ancak bunun ilk örneği 2004 yılında açılan Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi’dir. İzmir Büyükşehir Belediyesi tarafından açılan ve adını da oradan alan kent arşivinin adı, Ahmet Piriştina’nın anısına onun ismi verilerek değiştirilmiştir.

Yukarıda bahsedildiği gibi, her kentin arşiv koleksiyonu o kentin özelliklerine göre çeşitlilik gösterebilmektedir. Ahmet Piriştina Kent Arşivi’nde göze çarpan koleksiyonlardan biri yangınlar ile alakalıdır ve tamamen bu bölüme ayrılmıştır. Eski zamanlarda İzmir’de sık yaşanan yangın felaketleri bu kentin acı bir yönü ve parçası olmuştur. Bu da koleksiyona yansıtılmıştır.

 Ahmet Piriştina Kent Arşivi ve Müzesi, arşiv ile kütüphanenin ilişkisi dışında arşiv ve müze bağını da göstermiş olması açısından önemlidir. Bir kent arşivinde araştırmacılara yalnızca belge değil, objeler ile de daha etkili bir hizmet, bir görsel şölen sunabilmek açısından olumlu bir gelişmedir. Ayrıca buradaki müze bir okunur müze şeklinde tasarlanmıştır. Yani, sergiler istenildiğinde yeniden düzenlenebilmekte ve hedef kitlelerine göre tekrar tekrar değiştirilebilmektedir.

Son olarak belirtmek gerekir ki  kent arşivlerinin en önemli kaynaklarından biri olan aile arşivlerinin koleksiyona katılması arşivcileri oldukça zorlayan bir süreç içermektedir. Aileler sahip oldukları bu belgeleri arşivlere kazandırma konusunda çok çekimser kalmaktadır. Oysaki kamuya mal olmuş bir kimsenin sahip olduğu belgeler çokça konulara aydınlık getirebilir, zenginlik katabilir, topluma ilgili konularda iyi bir hizmet aracı haline gelebilir. Bu yüzden aileleri ikna ve teşvik konusunda arşivcilere büyük rol düşmektedir.

                 EZGİ ALTUN

Sözü geçen kaynaklar:

Yalçın, Y. (2013). Türkiye'de özel arşivlerin yeniden yapılandırılması: Kent arşivi modeli.Yayımlanmamış Doktora Tezi. Ankara Üniversitesi.

Kütüphanelerde FabLAb ve 3D Yazıcılar

Kütüphanelerde FabLAb ve 3D Yazıcılar

FabLabs olarak bilinen, açılımı “Fabrications Laboratory” olan, üretim laboratuarı olarak çevirebileceğimiz bu laboratuarlar neredeyse her şeyi yapabilmek, üretebilmek ve bunları da kişilerin ve projelerin paylaşımına izin verecek şekilde yapabilmek amacıyla 2006’da Massachusetts Institute of Technology de Prof. Dr. Neil Gershenfeld tarafından ortaya atıldı. 2013 itibari ile de 34 ülkede 125 FabLab bulunmaktadır. (Haberler,FabLab Kuruluyor)FabLab alanında sürekli gelişen teknoloji ve cihazlara yer verir. Bunları sıralamak gerekirse:

·        “3D yazıcı

·        CNC tezgah

·        Lazer kesici

·        Devre Basma

·        Mikroelektronik, sensör

·        Test İstasyonu” (Tekinay, 2013)

FabLab, “tek bir lab bünyesinde var olanın ötesinde operasyonel, eğitsel, teknik, mali,  ve lojistik destek sağlar. Fab labler halkın kullanımına açık kaynaklardır, bireylere serbest erişim sunduğu gibi topluluklara da plan dahilinde erişim sunarlar.” (Fab Beratı) Uluslar arası FabLab Birliği de işte bu hedeflerin yerine getirilmesi,genel ilke ve politikaların oluşturulup ifade edilmesinin sağlanması, koordinasyon, birlik, çaba ve çalışmalarda sınırlar ötesi erişilebilirlik sağlamak ve takım çalışması oluşturmak gereğinden meydana getirilmiştir.

FabLab Uluslar arası Birliği sorumluluklarını üç ana etmende toplamıştır bunlar: güvenlik,işletim ve bilgidir. Her birini tek tek açıklamak gerekirse; insanların ve makinelerin güvenliğini sağlamak, laboratuarın temizliğine,bakımına ve iyileştirilmesine yardımcı olmak, dokümantasyon ve yönergelere katkıda bulunmak olarak sıralanır. (Fab Beratı)

FabLab’ın saydığımız özelliklerinden ötürü, demokratik bir yapının ve kendini ifade etme özgürlüğünün de bir sonucu olarak, özellikle ve öncelikle düşünen, araştıran, tasarlayan ve üreten genç beyinlerin projelerini büyük üretimlerden önce kişisel üretime dökme şansını veren bu laboratuarların üniversitelerle ilişkisi tartışılamaz. Türkiye’de de bu alanda girişimde bulunulmaktadır. Kadir has Üniversitesi İstanbul Kalkınma Ajansı’na yapmış olduğu başvuru başarılı olmuştur. Mühendislik ve Doğa Bilimleri Fakültesi ile Sanat ve Tasarım Fakültesi’nin ortak önerisi olarak sunulan projenin kullanımı üniversitenin tümüne ve tüm dış paydaşlara açık olacak. (Haberler,FabLab Kuruluyor) Böylece Türkiye’nin ilk FabLab’ı kurulacak. Üniversite olarak anlaşılır olan FabLab girişiminin kütüphane ile alakası nedir?

Kütüphaneler, her bireye dil, din, ırk, görüş farklılığı gözetmeksizin doğru bilgiyi paylaştırmayı ve ulaştırmayı hedefleyen kurumlardır. Bunu yaparken eşitliği de ilke edinirler. İmkanı olanlara ya da olmayanlara bilgiyi ücretsiz sunmayı görev edinirler. Ayrıca bir çok topluluğa da çalışma ve toplantı alanı sağlanmaktadır. Bu manada somut bir “üretim alanı” veya FabLab oluşturulması da pekala makul olacaktır. Bu açılardan FabLab’ın kütüphanelerde kurulması güzel bir gelişme olmuştur.

 “Kütüphane, bunun için uygun olan tek nokta” (Kurt & Colegrove, 2012) olarak uluslar arası platformlarda ortak görüşte bulunduğu mekandır. Yani kütüphaneler, bilgiyi en kolay edinebileceğiniz muhakemenizi ve kendi gelişiminizi sağlayan ve güçlendiren bir yer iken artık muhakemelerin ve tasarıların üretim aşamasına geçmesi, yani somutlaşması işlevi görecek mekanlar olacaklar.

Özellikle araştırma kütüphaneleri ve üniversite kütüphaneleri için öğrenciye büyük katkılar sunacaktır. Hayal ettikleri ve tasarladıkları ürüne hemen ulaşabilecekleri, üzerinde çalışıp kendilerini geliştirecekleri bu imkanları sağlamak da kütüphanenin görevleri içinde sayılmalıdır.

“Kendin yap ürünleri” İngilizce olarak “do-it-yourself productions” olarak bilinen ürünler kolay erişilebilir olduğundan beri yaratma ve üretme aktiviteleri kütüphanelerin toplum hizmet sunucularının birer parçası haline gelmeye başladı. Bu ürünler dijital formatta yeni fikirler yaratmaları için onlara cesaret veren teknoloji ve servisler sunuyor. 3D yazıcı da bunlardan biri. Yukarıda bahsi geçen “üretim alanları”nın başlıca araçlarından biri bu makineler.

Halk kütüphaneleri bünyelerinde “maker space”, yani “üretim alanı” olarak bütçeleri ve kullanıcı talepleri doğrultusunda FabLab’lerin küçük versiyonlarına yer açıyorlar. Bunu yapan ilk halk kütüphanesi NewYork’ta Fayetteville Free Library’dir. (Blowers, 2012) Bu alanda 3D makineleri ağırlıkla yer alıyor. Bu makinelerin kullanımına ise hemen izin verilmiyor. Örneğin Wesport Kütüphanesi’nde iki ayrı seans olarak birer saatlik eğitime tabi tutuluyor kullanıcı, daha sonraki adımda hazır olduğu görülürse eğitim koçunun eşliğinde çalışmaya başlayabiliyor. (Services,Maker Space)

3D yazıcılar sadece araştırmacı, öğrenci, mühendis veya güzel sanatlar ile uğraşan kişiler için değil çocuklar için de bir yaratım alanı olarak kütüphanelerde karşımıza çıkmaktadır. Böylece çocukların hayal güçlerini geliştirmede önemli bir unsur ve motivasyon kaynağı haline gelmektedir.

Yalnız halk kütüphaneleri bu girişime dahil olmak istiyorsa dikkat edilmesi gereken bazı noktalar var. Örneğin Kanada’da Regina Halk Kütüphanesi’nde çalışan Michael Groenendyk, “üretim alanı”nın her halk kütüphanesi için uygun olmayacağını, sorumlu tutulacak teknik donanım konusunda ilgisiz ve yetersiz personellere sahipseniz bunun başınıza iş açabileceğini ve tamamen bir israf olacağını dile getiriyor. (Anstice, 2013) Ayrıca 3D makineleri pahalı teknolojiler ve sürekli maliyet kütüphanenin bütçesini de etkileyecektir. Bu makineler için lazım olan maddelerin satın alınması ve sürekli temin edilebilir olması gerekmektedir. Bazı kütüphaneler belirledikleri politikalar çerçevesinde kullanımı ücretlendirmektedir. Örneğin öğrencilere, üye olanlara ücretsiz olması gibi. Örneğin Westport Kütüphanesi üye olmayanlar için saat başı $20 isterken, üye olanlardan ise bir ücret talep etmiyor. (Services,Maker Space)

Kütüphaneler bütçeleri doğrultusunda aldığı bu makinelerin tanesine yaklaşık $1000-3000 ödüyorlar. (Anstice, 2013) Kalitesi ve işlevleri arttıkça fiyatı da artıyor, haliyle her öğrencinin bir kurs ve bir proje için bu makinelerden edinmesi mümkün olmayabilir. Öyleyse kütüphaneler gelişen teknoloji ile entegre sistemler üzerine kurulup, ilerlemek için bunu araç olarak görüyorlarsa, bu teknolojinin ve kullanıcılara sunduğu faydanın da farkında olarak, bünyelerinde yer vermeleri beklenilen bir tercih olacaktır.

Şunu da belirtmek gerekir ki, bu makineler yalnızca kütüphaneler değil, müzeler ve eğitim merkezleri tarafından da ilgi ile karşılanmaktadır. (Blowers, 2012)

Son yıllarda “üretim alanları”nın, kütüphaneleri özellikle halk kütüphanelerini kullanıcıya daha mı yakınlaştıracak, halk kütüphaneleri kullanıcı tarafından eskiye nazaran daha mı sık başvuru merkezi haline gelecek, halk kütüphanelerinin kurtarıcısı mı olacak gibi sorular üzerinde tartışmalar mevcuttur.

EZGİ ALTUN

Sözü Geçen Kaynaklar

Anstice, I. (2013). 3D printers & Maker Spaces. Aralık 04, 2013 tarihinde Public Libraries News: http://www.publiclibrariesnews.com/practitioners/3d-printers-and-maker-spaces-in-libraries/2644-2 adresinden alındı

Blowers, H. (2012, November). Supporting The Knowledge Continuum Through Technology: From Consumption To Fabrication. Computers in Libraries, s. 30-32.

Fab Beratı. (tarih yok). Aralık 4, 2013 tarihinde The International FabLab Association: http://www.fablabinternational.org/tr/fab-lab/fab-berat%C4%B1 adresinden alındı

Haberler,FabLab Kuruluyor. (tarih yok). Aralık 04, 2013 tarihinde Kadir Has Üniversitesi: http://www.khas.edu.tr/news/909/455/FabLab-Kuruluyor.html adresinden alındı

Kurt, L., & Colegrove, T. (2012, Temmuz 17). 3D Printers in the Library:Toward a Fablab in the Academic Library. Aralık 04, 2013 tarihinde ACRL TechConnect Blog: http://acrl.ala.org/techconnect/?p=1403 adresinden alındı

Services,Maker Space. (tarih yok). Aralık 04, 2013 tarihinde The Wesport Library: http://westportlibrary.org/services/maker-space/3d-printers adresinden alındı

Tekinay, Ş. (2013, Şubat 11). FabLab İstanbul. İstanbul, Türkiye.

Bilgi ve belge yönetimi nedir?

Bilgi ve Belge Yönetimi Nedir?

            “Bilgi yönetimi temel olarak örgüt ortamında sürekli artan bilgi kapasitesini güncelleyen, oluşan bilgileri ulaşılabilir kılan, gerekli bilgiye ulaşmak için gerekli olan işlemleri tanımlayan ve gerekli bilginin şirket çalışanlarıyla paylaşılmasını sağlayan bir disiplindir.”[1] “Bilgi yönetimindeki amaç, bir sürece gerekeni yakalamak ve bilgi çalışanlarının bu bilgiyi paylaşmalarına destek olmaktır. Eğer bir örgüt bilgiyi yakalayabilir ve yayabilirse, elde edilecek faydalar sonsuz olur.”[2]

            Tespitlere göre kimi yaklaşımlar bilgi yönetimini belge yönetiminden ayırmaktadır. Örneğin elektronik ortamda bulunan dosya bilgi yönetiminde, çıktısı alınıp fiziksel ortama aktarılan dosya ise belge yönetiminde değerlendirmektedir. Peki nedir belge yönetimi?

            Belge yönetimi, belgelerin üretiminden tasfiyesine kadar geçen süreci ifade eder. Yaşam döngüsü anlayışı gereği belgeler de insan ömründen esinlenerek doğarlar, yaşarlar ve ölürler. Belge yöneticileri de bir nevi çalıştığı kuruma bağlı olarak hangi dokümanların belge niteliği taşıyıp yaşaması gerektiğine karar verirler.

            ISO 15489 Standartı belge yönetimini şöyle tanımlamıştır: “Belge yönetimi: Bir kurumun faaliyet ve islemleri hakkında enformasyon ve kanıtların belge formunda elde edilmesi yanında korunmasına yönelik süreçlerde dahil olmak üzere, belgelerin üretimi, alınması, korunması, kullanımı ve tasfiyelerinin sistematik kontrol ve etkinliğinden sorumlu çalısma alanıdır.”[3]

Belge yönetimi sürecinin adımlarını şöyle sıralayabiliriz:

1.Sağlama ve Koleksiyon Geliştirme	4. Koruma ve Depolama
2. Değerlendirme ve Tasfiye	5. Başvuru Hizmeti
3. Düzenleme ve Tanımlama

Tablo 1. Belge Yönetiminin Adımları

Belge yönetimi sayesinde yöneticiler kurumlarının geçmişini ve bugününü iyi analiz edebilir ve kurumun geleceği adına daha verimli kararlar alabilirler.

Kaynakça:

Altun, E.(2013). Gelişen Teknolojinin Belge Yönetimine Etkisi. Bitirme Tezi. ss.4-5.

Tezimi yayımlamadığımdan, tezimi hazırlarken yararlandığım kaynakları aşağıda belirttim:

---

[1] [1] Nezahat Güçlü ve Kseanela Sotirofski. “Bilgi Yönetimi”. Türk Eğitim Bilimleri Dergisi.4(4):2006. s. 355.

[2] Güçlü ve sotirofski, a.g.e, s.356.

[3] Fahrettin Özdemirci. “Bir Disiplin Olarak Belge Yönetimi”.Kütüphaneciliğin Destanı Uluslar arası Sempozyumu 21-24 Ekim 2004 içinde,  s. 198.

Doküman ve Belge Arasındaki Farklar

Doküman ve Belge Arasındaki Farklar
Doküman ve belge birbirinden farklı iki olgu iken eşanlamlılarmış gibi kullanıldığını görürüz. Peki nedir bu fark ve neden bu kadar önemlidir?
Belki sohbet ortamında pek bir anlamı yoktur, ancak bir disiplin olarak kabul edilen Bilgi ve Belge Yönetimi' nde önemi çok büyüktür. Önce bu iki olguyu tanımlayalım.

Doküman Kavramı

Doküman kavramı gündelik hayatta belge ile aynı anlamda kullanılmaktadır.. Fakat dokümanı belgeden ayıran bir takım farklılıklar bulunmaktadır.

            “Resmi belge niteliği taşımayan ancak kurumsal aktivitelerin gerçekleşmesinde kullanıcıların bilgi amaçlı olarak kullanabilecekleri kaynaklar”[1] olarak dokümanı tanımlayabiliriz. Bu tanımdan yola çıkarak bir dokümanın resmi belge niteliği taşımaması onun değerinin en üst tabakada yer almadığını, bu yüzden de gündelik faaliyetlere hız kazandırmak amacıyla ya da bir danışma kaynağı olarak kullanılabileceğini ya da gerek görülürse imha edilebileceğini söylemek yanlış olmaz.

Belge Kavramı

            “Latince document sözcüğü decore (öğrenmek bilgilendirmek) fiili ile –ment (araçlar) son ekinin birleşmesinden meydana gelmiştir. Yani “belge” terimi öğretmeye veya bilgilendirmeye yarayan ders, deney ya da metin gibi araçlar için kullanılmaktadır.”[2]    

“Belge, herhangi bir bireysel veya kurumsal fonksiyonun yerine getirilmesi için alınmış, ya da fonksiyonun sonucunda üretilmiş, içerik, ilişki ve format ile ait olduğu fonksiyon için delil teşkil eden kayıtlı bilgi”[3] aracıdır.

            “Kamu ve özel sektör belgelerinin yönetiminde başarılı uygulamaları gerçekleştirmeyi amaçlayan ve belge yönetiminde dönüm noktası olarak nitelenen ISO 15489 Uluslar arası Belge Yönetim Standartı belgeyi şöyle tanımlamaktadır:

            Belge: İşlemlerin veya yasal zorunlulukların yerine getirilmesinde bir kişi veya organizasyon tarafından enformasyon v delil olarak üretilen, kabul edilen (alınan) ve korunan enformasyondur.”[4]

“Belgelerin sürekliliği yaklaşımı dört temel yaklaşımı gerektirmektedir:

◊ Bilgi sistemleri, belge ve arşiv yönetimi kapsamında tek bir belge kavramının kabul edilmesi.

◊ Belgelerin niteliğini belirleyen unsurların fiziksel özelliklerinden çok mantıksal (logical) özellikleri olması.

◊ Kurumsal sosyal ağlar ve iş süreçleri ile belge koruma (recordskeeping) sistemlerinin entegrasyonu.

◊ Belge ve arşiv yönetimin uzmanlığının kurumsal bilginin organizasyonundan sorumlu kılınması”[5]      

Doküman ve Belge Arasındaki Farklar

Yukarıda değindiğimiz tanımları desteklemesi açısından Gülten Alır’ın doktora tezinde bu hususa şöyle yer verdiğini gösterelim: “Bir kurumda çok farklı içerikte ve çok sayıda doküman üretilir ya da elde edilir. Ancak bunların hepsi belge niteliği taşımaz. Sadece yukarıdaki belirtilen belge tanımına uyan dokümanlar belge yönetim sistemlerinde düzenlenerek kayıt altına alınır ve erişilmek üzere depolanır. Doküman ise; kayıt altına alınmış her tür bilgi ya da nesneyi içermektedir.”[6]   

Ø  Bir dokümanı kurumun faaliyetleri hususunda hukuksal alanda bir kanıt olarak kullanamazken belgeyi bu amaçla kullanabiliriz.

Ø  Bir dokümanın isteğe bağlı olarak saklama şartları oluşturulabiliyorken, belgelerin muhakkak saklama planları olmalıdır.

Ø  Doküman genellikle gündelik işlerde başvurulan, faaliyetlerin hızını ve verimini arttırmaya yarar. Belge ise buna bir artı olarak uzun vadede kurumun faaliyetlerinin bellek havuzu niteliğindedir. Bu da sadece gündelik değil geniş zamanlı bilgilere erişebileceğimiz başvuru kaynağıdır ve resmi olmasından hareketle de güvenilirdir.

Ø  Belgeler, belge yöneticisinin sorumluluğundadır. Dokümanlar ise üreten kurum yada şahsın inisiyatifindedir.

Kaynakça:

Altun, E.(2013). Gelişen Teknolojinin Belge Yönetimine Etkisi. Bitirme Tezi. ss.3-4.

Tezimi yayımlamadığımdan, tezimi hazırlarken yararlandığım kaynakları aşağıda belirttim:

---

[1] Yusuf Budak. “Kurumsal Yönetim Aracı Olarak Elektronik Belge Yönetimi”. Yayımlanmamış Doktora Tezi. Marmara Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü İletişim Bilimleri Bölümü Bilişim Bilim Dalı, s.110. İstanbul, 2011.

[2] Budak, a.g.e, s. 105.

[3] Budak, a.g.e, s. 110.

[4] Budak, a.g.e, s. 106-107.

[5] Özgür Külcü, “Belge Yönetiminde Yeni Fırsatlar: Dijitalleştirme ve İçerik Yönetimi Uygulamaları”. Bilgi Dünyası.11(2):2010, s. 293.

[6] Gülten Alır.“E-Türkiye Uygulamaları: Elektronik Belge Yönetimi ve Üst Veri”. Yayımlanmamış Doktora Tezi. S.23-24.Ankara,2008.

Bilgi Nedir?

Bilgi Nedir?

“Bilgi kavramı, binlerce yıl önce, insanlığın evriminin temeli olmuştur.  Bilginin tartışılması Milattan Önce beşinci yüzyılda, felsefeci Sokrates’in bilginin sınırları sorusu ile başlamıştır. Başlangıçtaki yüzyıl boyunca bilgi; aletlere, süreçlere ve ürünlere uygulanmıştır. Bu da sanayi devrimini yaratmıştır. İkinci aşamasında, yani 1880’den başlayıp İkinci Dünya Savaşı ile biten dönemde, bilgi artık yeni anlamıyla işlere uygulanmaya başlamıştır. Son aşama İkinci Dünya Savaşı’ndan sonra başlamış olup, bilginin kendisine uygulanmasıdır. Burada artık bilgi, son hızla üretimin en önemli faktörü hâline gelmekte, sermaye ve emek faktörlerini bir yana itmektedir.”[1]

Bilginin tanımı için Türk Dil Kurumu:

• “ İnsan aklının erebileceği olgu, gerçek ve ilkelerin bütünü, bili, malumat

·        Öğrenme, araştırma veya gözlem yolu ile elde edilen gerçek, malumat, vukuf” [2] şeklinde tanımlanmıştır. Bilgi tanımına ilişkin bir diğer yaklaşım da ‘güç’ kavramı olmuştur.

Gerçekten de geçmişten günümüze bakarsak, hayatta kalabilmek için bilgimiz gücümüz olmuştur. Sahip olduklarımız onun sayesinde, başarı sağlayabildiysek yine onun sayesinde olmuştur. Bilen kişi güçlü olmuş ve bilmeyene göre hayatını daha kaliteli idame ettirmiştir.

Kaynakça:
Altun, E.(2013). Gelişen Teknolojinin Belge Yönetimine Etkisi. Bitirme Tezi. s.1.
Tezimi yayımlamadığımdan, tezimi hazırlarken yararlandığım kaynakları aşağıda belirttim:

---

[1] Nezahat Güçlü ve Kseanela Sotirofski. “Bilgi Yönetimi”. Türk Eğitim Bilimleri Dergisi.4(4):2006. s. 352-353.

[2]“Bilgi”.http://www.tdk.gov.tr/index.php?option=com_gts&arama=gts&guid=TDK.GTS.4f649cbf30c188.75071174. Erişim tarihi:10.03.2012.

AVRUPA'DA ARŞİVCİLİĞİN DOĞUŞU

          Avrupa'da arşivcilik yazının bir malzeme üzerine yazılması ile başlamış olup Eski Yunan ve Roma İmparatorluğu'nda arşivlerin olduğu bilinmektedir. Ancak 11. yy öncesine ait malzemeler azdır.

          Arşivlerin düzenli bir şekilde tutulmaya başlanması 11 ve 12. yy'dan sonradır. Ancak her ülke kendi geleneğine göre arşivlerini düzenlediklerinden bir Avrupa Arşiv Birliği söz konusu olmamıştır.

Yasal ve mali evraklar pek tabi ki ilk arşiv örnekleri arasındadır. Örneğin Fransa'da 1307'de Tresor des Chartes (maliyeden sorumlu kurum) arşivci istihdam etmiştir. İngilitere'de 1346'da halk arşivleri kurulmuştur. Tapu kayıtları arşivde ağırlık kazanmıştır.

          Merkezi yönetimlerin gelişmesi 16.yy'da büyük arşiv kurumlarının oluşmasını sağladı. Bunlardan ilki 1542'de İspanya'daki Archivo de Simancas'dır. İngiltere'de de 1610'da bir kurum açılmıştır.

          17.yy da Fransa'da arşivcilik bilimsel bir disiplin haline gelmeye başladı. Arşivcilik el kitapları çok çeşitli ülkelerde basıldı.

          18.yy'ın sonunda İngiltere hariç Avrupa'da Fransız İhtilali ile arşivcilik teorileri yasal değişikliklere uğradı. 1794 Fransız anayasasında arşivleri halkın görmesinin bir kişisel hak olduğu kabul edildi ve böylece bir çok kurumun belgeleri halk arşivlerinde toplandı. Dolayısıyla bu belgeleri yorumlayabilecek arşiv uzmanı ihtiyacı doğdu. Bunu takiben 1811'de Naples'da Scuola del Grande Archivio ve 1821-1829 arasında Ecole des Chartes açıldı. Bu okullardaki eğitim daha çok tarih eğitimi veriliyor bunun yanında belge ayıklama ve intikal teorileri de verilmekteydi.

1850'lerde arşivciler dört sorun ile ilgilendiler:

• Dokümanlar arşivlere nasıl transfer edilecek?
• Ayıklama nasıl yapılacak?
• Niteleme ve düzenleme hangi seviyede olacak?
• Arşivler halkın hizmetine nasıl sunulacak?

Tüm bu sorunlar Avrupa'yı ikiye böldü. Almanya ve Orta Avrupa evrak kayıt sistemine ağırlık verdi. Fransa, Belçika, İngiltere ve İspanya'da ise kendi kamu kuruluşları kendi sistemlerini seçmekte ve uygulamada daha serbestlerdi. Evrak kayıt sistemi, belgenin üretiminden arşive intikaline kadar olan süreci ciddi anlamda kontrol eder ve milli arşivler kendisine belge üreten kurumlar üzerinde söz sahibidir.

          1850'den sonra provenans prensibi Natalis de Waily sayesinde modern arşivciliğin temeli haline geldi. Prensibin tanımı ilk defa 1841'de yapılmıştı.

          Arşivciliğin kendine özgü yasal bir statü kazanması ise Avrupa'nın tamamında 1880 ve 1910 yılları arasında olmuştur.
_________
Kaynakça:

Kandur. H., editör.Arşivcilik Konferansları I. İstanbul: Librairie  de Pèra;1995.

Arşivcilik Konferansları I Hakkında

    Arşivcilik Konferansları I adlı kitaptaki konferans metinleri arşivciliğin teorisi, pratiği ve eğitimi ile ilgili olup diğer metinler farklı ülkelerdeki arşivcilik uygulamalarını karşılaştırmalı olarak değerlendirilmesini içerir.
    Konuşmacıların ve kitapta emeği geçenlerin unvan ve görevleri değişiklik göstermiş olabilir. Ben kitapta bize sunulan verilere sadık kaldım ancak bu kitabın 90'lı yıllarda basıldığı unutulmamalıdır.

 KONUŞMACILARI TANIYALIM:

AVRUPA TOPLULUĞU ARŞİVLERİ, FRANSA'DA ARŞİVCİLİK EĞİTİMİ, FRANSIZ ARŞİV SİSTEMİ, ARŞİVCİLİKTE MESLEKİ DERNEKLERİN ROLÜ ARŞİV SERGİLERİ VE TANITIM adlı konuşma metinleri ile:

Paule Renè Bazin: Fransız Arşivleri: Staj ve Dış İlişkiler Servisi Müdürü.

-o-o-o-

BİLGİ EDİNME HAK VE HÜRRİYETİ, İŞ DÜNYASI ARŞİVLERİ, FRANSIZ VE TÜRK ARŞİVLERİ KARŞILAŞTIRILMASI DENEMESİ: TARİH VE TEŞKİLAT adlı konuşma metinleri ile:

Faruk Bilici: Doç. Dr. Insitut National de Language et Civilization Oriantale

-o-o-o-

ARŞİVCİLİĞİN FELSEFİ BOYUTLARI, İSKOÇ ARŞİVLERİ konuşma metinleri ile:

Patrick Cadell: İskoç Milli Arşiivleri Genel Müdürü

Katkıda bulunanlar:

İsmail Erünsal: Prof. Dr. Marmara Üniversitesi Arşivcilik Bölümü Öğretim Üyesi

Hamza Kandur: Yard. Doç. Dr. Marmara Üniversitesi Arşivcilik Bölümü Öğretim Üyesi

Ahmet Oğuz İcimsoy: Yard. Doç.Dr. Marmara Üniversitesi Arşivcilik Bölümü Öğretim Üyesi

Edine Süleymanoğlu: Marmara Üniversitesi Arşivcilik Bölümü Araştırma Görevlisi

Not: Bölümün güncel adı şu anda Bilgi ve Belge Yönetimi' dir.